آخـر الأخبار

كيفية استخدام جدولة الموارد في إدارة المشاريع؟

- إعلان-

جدولة الموارد مهمة مهمة عند الحديث عن المشاريع ؛ ومع ذلك ، يمكن أن تكون عملية معقدة وتستغرق وقتا طويلا. هذا لأن الغرض الأساسي من جدولة الموارد يشمل تنظيم فريقك ومواردك. من خلال الموارد ، لا نعني الأشخاص فحسب ، بل نعني أيضًا الآلات أو المرافق أو الموارد المالية أو كل ما هو مطلوب لتنفيذ المشاريع. بصفتك مديرًا للمشروع ، كنت ستختبر أن جميع المشاريع تحتاج عادةً إلى التنفيذ بقدرة أو موارد محدودة. وبالتالي ، فإن نجاح المشروع يعتمد على مدى إدارتك للموارد المتاحة بشكل جيد وما إذا كان قد تمت جدولته بكفاءة أم لا. إذا لم تكن جدولة الموارد الخاصة بك فعالة ، فسوف تنحرف الخطط والجداول الزمنية للمشروع عن مسارها. إذن ، ما هو الحل لهذا؟ تنفيذ برنامج جدولة الموارد يمكن أن يكون الحل لكل هذه المشاكل. لكن أولاً ، تابع القراءة لتجد ما نعنيه بجدولة الموارد.

تحديد جدولة الموارد

تحديد الموارد التي يجب استخدامها لمشروع ثم التنسيق معها هو جدولة الموارد. هذه هي أهم خطوة في إدارة الموارد. تبدأ جدولة الموارد بجدولة الجداول الزمنية لكل مهمة في مشروع بناءً على نوع الموارد المطلوبة وتأكيد توفرها. المهم هنا هو أن مدير المشروع يحتاج إلى موازنة توافر الموارد مع قدرة فريقه. لماذا ا؟ هذا مهم للحفاظ على المشروع في جدوله المحدد مسبقًا. تعد جدولة الموارد مفيدة أيضًا لتعيين مدة المهام أو المشاريع المختلفة. إذا قام مدير المشروع بتخصيص وجدولة الموارد وفقًا لقدرة الموارد والجهد والتوافر والنطاق ، فلن يواجه أبدًا مشكلات التخصيص المفرط والنقص. وبالتالي ، سيتم الانتهاء من المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المحددة. كما أنها تمكن من بناء معنويات الفريق ، وتعزز بيئة العمل الصحية ، وتعزز الربحية.

اقرأ أيضا: كيف تبدأ عمل مخبز ناجح؟

خطوات استخدام جدولة الموارد في إدارة المشاريع

1. قسّم المشروع إلى مهام ومهام فرعية 

الخطوة الأولى لجدولة الموارد الخاصة بك هي تحديد المهام التي يجب القيام بها في المشروع. يساعد تقسيم المشروع الكلي إلى أجزاء أو مهام أصغر ومهام فرعية بجداول زمنية فردية في تحقيق الهدف. قد يبدو إنجاز مشروع بأكمله صعبًا ولا يمكن تخصيصه لمورد. ولكن عندما تقوم بتقسيمها إلى أجزاء ومعالم أصغر ، يمكنك بسهولة تعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق المختلفين. بمجرد الانتهاء من قائمة المهام والمهام الفرعية ، يمكنك تقدير نوع الموارد وعددها المطلوب لإكمال كل هذه المهام. أ برنامج إدارة الموارد يمكنك تسهيل هذه العملية حيث يمكنك القيام بكل هذا ببضع نقرات.

2. ما نوع الموارد المطلوبة؟

الخطوة التالية هي تحديد كل الموارد التي تحتاجها للمشروع. على سبيل المثال ، الموارد البشرية والمعدات والآلات والمرافق؟ هل تحتاج إلى بعض الآلات أو المعدات المستعارة وغرفة اجتماعات لعقد اجتماعات لمشروعك؟ هل ستحتاج إلى دعم تكنولوجيا المعلومات أو الدعم الفني طوال فترة المشروع؟ هل تحتاج إلى توظيف مقاولين أو مترجمين مستقلين للمساعدة في المشروع؟ يساعد سرد كل هذا في القيام بجدولة الموارد بطريقة فعالة. 

3. انظر إلى قدرات الموارد الخاصة بك

الآن ، بصفتك مدير مشروع ، تحتاج إلى التحقق من الموارد المتاحة لتولي مهام جديدة. هذا لا يعني مجرد الاطلاع على تقاويم الأشخاص أو مدى توفرهم. من المهم التأكد من أن الأشخاص الذين قمت باختيارهم يمتلكون الكفاءات اللازمة لمشروع معين. على سبيل المثال ، أنت بحاجة إلى اثنين من مصممي الجرافيك ، وقد تجد عددًا قليلاً من الأشخاص المتاحين في الجداول الزمنية التي تبحث عنها. ومع ذلك ، قد لا يمتلك هؤلاء المصممون المهارات اللازمة للقيام بهذا المشروع. قد لا يكون الشخص الذي لديه المهارات متاحًا في التواريخ المطلوبة. إذن كيف ستفعل ذلك؟ استخدام برنامج جدولة الموارد هو الجواب على هذا. تعمل هذه الأداة كقاعدة بيانات تسرد وتتتبع مجموعة المهارات والخبرة والتوافر وغير ذلك من جميع الموارد عبر المؤسسة. يساعدك هذا على مطابقة المهام بسرعة مع كفاءات الأشخاص وخبراتهم وجداولهم الزمنية والحصول على أفضل ملاءمة. 

4. اتبع تسوية الموارد

هناك تقنية أخرى لتحسين الموارد جيدة التنفيذ تسمى تسوية الموارد. يمكنك استخدام هذه التقنية عندما يكون لديك موارد كافية متاحة لإكمال المهام أو المشروع. تساعد هذه الإستراتيجية في توزيع الموارد على المشروع بأكمله بطريقة متساوية. من خلال القيام بذلك ، يمكنك تحسين الروح المعنوية لأعضاء الفريق وإنشاء جداول زمنية واقعية وقابلة للتحقيق. ربما تحتاج إلى تقصير أو تخفيف جدولك أو تغيير المواعيد النهائية ، ولكن يجب أن يكون ذلك جيدًا لأنك لا تضيف إلى سعتك الإجمالية.

5. تحديد معوقات المشروع

في المرحلة الأولية ، من المهم أيضًا معرفة ما إذا كان ينبغي تسليم المشروع بشكل مثالي على مراحل أو مراحل ، وماذا سيكون؟ أو إذا كان المشروع يحتاج إلى الاستضافة على منصة تقنية معينة؟ يجب عليك أيضًا تأكيد ما إذا كانت الموارد الداخلية والمقاولين بحاجة إلى التدريب على العمل أو بعض المهارات قبل بدء المشروع. من المهم أيضًا معرفة ما إذا كان هناك موعد نهائي جيد مقابل موعد نهائي محدد ونهائي؟ إن تحديد هذه القيود مسبقًا سيساعد في إيجاد طرق يمكن من خلالها التعامل مع كل هذه القيود أو حلها.

6. عيّن الموارد بحكمة

إن كيفية تعيين الموارد بعد سرد جميع المهام وتحديد التحديات المحتملة ومعرفة عدد الموارد المطلوبة أمر مهم للغاية. حتى يبدأ تطوير المشروع على قدم وساق ، لديك جميع البيانات والمعلومات اللازمة لإنشاء جدول موارد يمكن أن يتجنب أي اختناقات باهظة الثمن. ومن ثم ، فإن تخصيص الموارد بحكمة أمر مهم للغاية. وفقًا للموارد التي تخصصها ، قد يحتاج الطلب والسعة والجداول الزمنية المستحقة إلى بعض التغيير أو قد يتأخر. لذلك فإن جدولة الموارد مفيدة جدًا لنجاح مشروعك ويمكن أن يكون برنامج جدولة الموارد مفيدًا هنا.

7. مراقبة الوقت الفعلي الذي يقضيه في الأنشطة المختلفة

تتمثل الخطوة الأخيرة في مراقبة كيفية تنفيذ المهام ومقدار الوقت الذي يتم إنفاقه بالفعل على القيام بذلك. يمكن أن يساعد ذلك في تشغيل مشروعك بسلاسة أكبر. إذا كنت تستخدم برنامجًا لإدارة الموارد ، فيمكنك بسهولة تقييم عدد الموارد التي تم استخدامها لمشروع ما. يمكنك أيضًا التحقق من الوقت والجهد المستغرقين لإكمال المهام وحساب استخدام الموارد على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري. يمكن أن تساعدك هذه البيانات في إنشاء جداول زمنية أفضل للمشاريع المستقبلية. بالإضافة إلى ذلك ، يعد تنفيذ تتبع الوقت لبرنامج جدولة الموارد أحد أبسط الطرق للقيام بذلك. يمكنك تقييم ما إذا كانت المهمة تستغرق وقتًا أطول مما كنت تتوقعه ، أو إذا كان فريقك قد انتهى أو لم يتم استغلاله. وفقًا لذلك ، تساعد هذه البيانات في إجراء التغييرات اللازمة في المشاريع المستقبلية.

8. eResource Scheduler - إدارة جدولة الموارد باستخدام برنامج رائد لجدولة الموارد

هل كنت تبحث عن برنامج إدارة الموارد المناسب الذي يمكنه إدارة استخدام الموارد ، والإدارة ، وجدولة الموارد؟ انتهى بحثك - لأن eResource Scheduler هو أفضل رهان لك. تساعدك هذه الأداة في التخطيط التفصيلي للمشروع ، وجدولة الموارد والتخصيص ، والاستخدام ، وإدارة الإنتاجية ، وتتبع الوقت ، وما إلى ذلك. باستخدام برنامج جدولة الموارد الرائد ، يمكنك التخطيط لتوفر الموارد ، وإنشاء لوحات معلومات شاملة ومرئية ، والمراقبة ربحية مشروعك. تحتوي هذه الأداة المستندة إلى مجموعة النظراء على ميزات رائعة مثل واجهة سهلة الاستخدام ، وتصميم بديهي ، وقابلية تكوين عالية ، ووظيفة السحب والإفلات. يحتوي برنامج eResource Scheduler على عوامل تصفية متقدمة يمكنك من خلالها معرفة المورد الذي يتمتع بالكفاءة اللازمة والتوافر. وبالتالي ، يمكنك تخصيص المهام بأفضل الموارد المناسبة أو الأنسب. احصل على نسخة تجريبية مجانية اليوم وتحقق من فائدة هذه الأداة لك.

السيرة الذاتية للشركة: ENBRAUN هي شركة منتج وخدمات برمجية. برنامج eResource Scheduler هو منتج البرنامج الرائد.

تابعونا على Instagram (uniquenewsonline) والفيسبوك (uniquenewswebsite) للحصول على تحديثات إخبارية منتظمة مجانًا

مقالات ذات صلة